Hướng dẫn sử dụng phần mềm HĐĐT Net-Invoice

2/7/2020 11:47:27 AM

1. Giao diện và Menu chương trình.

1.1. Đăng nhập và đăng xuất

1.1.1. Đăng nhập hệ thống:

- Bước 1: Truy cập vào link: http:// login.netinvoice.vn

Bước 2: Người dùng điền Tài khoản/ Mật khẩu => Nhấn Đăng nhập để hoàn tất. Sau khi đăng nhập thành công trên màn hình thể hiện tên NSD góc trên, bên phải màn hình.

1.1.2. Đăng xuất

Để đăng xuất khỏi hệ thống người dùng click trên menu “Tên NSD” góc trên bên phải của màn hình và chọn Đăng xuất

1.1.3. Đổi mật khẩu

Để đổi mật khẩu: người dung click trên menu “Tên NSD” góc trên bên phải của màn hình và chọn Đổi mật khẩu

Khi màn hình đổi mật khẩu hiển thị: người dùng Mật khẩu mới, Xác nhận mật khẩu mới sau đó bấm Lưu.

1.1.4. Quên mật khẩu

Khi đăng nhập, NSD không nhớ mật khẩu, NSD kích vào Quên mật khẩu?

Màn hình xuất hiện sau:

Nhập địa chỉ email: Địa chỉ email là địa chỉ khi khách hàng đăng ký với nhà cung cấp HĐĐT.

Chọn Lấy mật khẩu, sau đó làm theo hướng dẫn của chương trình.

2. Giới thiệu chung màn hình giao diện chương trình

Sau khi đăng nhập chạy chương trình màn hình Tổ chức nhân sự như hình dưới.

Màn hình được bố trí các 4 chức năng ngang và 5 chức năng dọc, giữa màn hình được bố Số hóa đã đăng ký, số hóa đơn đã sử dụng, số hóa đơn chưa sử dụng …

Phần mềm hóa đơn điện tử bao gồm các chức năng sau:

Chức năng Menu:

Menu dọc

Hệ thống
Danh mục quản trị
Đăng ký phát hành

Menu ngang

Danh mục
Lập hóa đơn
Xỷ lý hóa đơn
Thanh toán hóa đơn
Báo cáo

Trước khi sử dụng Hóa đơn điện tử, tổ chức Đăng ký mẫu, Quyết định phát hành, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

1. Lập Hóa đơn

- Quản lý hóa đơn của doanh nghiệp. Cho phép người dùng thực hiện

Tìm kiếm/ Xem/ Thêm/ Sửa/ Xóa/ Phát hành hóa đơn

3.1. Thêm hóa đơn “ Tạo mới “

- Bước 1: Từ màn hình Danh sách hóa đơn kích chọn ”Tạo mới”. Màn hình Tạo mới hóa đơn sẽ được hiển thị.

-Bước 2: Nhập mã số thuế: sau đó Kick vào lúc Tìm Kiếm ( thông tin công ty, địa chị sẽ tự động được điền vào ) bạn kiểm tra lại thông tin chính xác rồi chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 3: Chọn lựa hình thức thanh toán. ( TM, TM/CK, CK )

Bước 4: Nhập các thông tin về Hàng hóa, dịch vụ. Đơn vị tính, số lương, đơn giá..

Thành tiền sẽ được hệ thống tự tính từ Đơn giá và Số lượng.
Thêm hàng: hàng hóa, dịch vụ: Chọn 1 hàng hóa, dịch vụ trên danh sách, sau đó kích chuột vào trên dòng tương ứng. Hàng hóa, dịch vụ đó sẽ được thêm vào danh sách.
Xóa hàng: hàng hóa, dịch vụ: Chọn 1 hàng hóa, dịch vụ trên danh sách, sau đó kích chuột vào trên dòng tương ứng. Hàng hóa, dịch vụ đó sẽ được xóa khỏi danh sách.

Bước 5: Chọn phần thuế xuất: ( 0%, 5%, 10%... )

Hệ thống sẽtự tính Tổng tiền dịch vụ, và từ Tổng tiền dịch vụ và Tiền thuế GTGT hệ thống sẽ tự tính Tổng cộng tiền thanh toán.
Hệ thống cũng tự động đọc số tiền ra chữ.

- Bước 6: Kích chọn Lưu để thêm mới hóa đơn với các thông tin như đã nhập. Kích chọn Hủy để trở về trang Danh sách hóa đơn.

Màn hình hiện thị sau khi lưu:

3.2 Xem hóa đơn

Trong cột

Kích chọn : để xem lại toàn bộ thông tin hóa đơn.

3.3 Sửa thông tin hóa đơn.

- Chú ý: Chỉ được sửa thông tin của hóa đơn khi hóa đơn vừa tạo lập, hóa đơn đã phát hành thì không được phép sửa.

- Bước 1: Chọn một hóa đơn trên danh sách ở trang Danh sách hóa đơn. Kích chuột vào trên dòng tương ứng. Màn hình Sửa thông tin hóa đơn sẽ hiển thị.

- Bước 2: NSD có thể sửa tất cả các thông tin về hóa đơn trừ Tên hóa đơn, Mã số thuế đơn vị.

Các yêu cầu nhập và các dữ liệu bắt buộc nhập giống như phần Thêm mới hóa đơn.

- Bước 3: Kích chọn Lưu để lưu lại các thông tin của hóa đơn đã được sửa đổi.

- Kích chọn Hủy để trở về trang Danh sách hóa đơn.

3.4. Xóa hóa đơn

- Bước 1: Chọn 1 hóa đơn trên danh sách ở trang Danh sách hóa đơn. Kích chuột vào trên dòng tương ứng. Khi đó hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ yêu cầu NSD xác nhận việc xóa hóa đơn.

- Bước 2:

Nhấn nút Xóa nếu thực sự muốn xóa hóa đơn này.
Nhất nút Hủy để bỏ qua việc xóa hóa đơn và quay lại trang “Danh sách hóa đơn”

Nếu xóa thành công thì hóa đơn đó sẽ bị xóa khỏi hệ thống. Hệ thống đưa ra thông báo “Xóa thành công.”
Nếu gặp lỗi trong quá trình xóa hệ thống sẽ đưa ra thông báo “Xóa không thành công.”

3.5. Phát hành hóa đơn cho khách hàng

3.5.1 Cài đặt phần mềm ký hóa đơn.

Chú ý: để sử dụng chữ ký số phát hành hóa đơn điện tử NSD cần cài đặt Phần mềm chữ ký ( download trên hệ thống hddt ). Chỉ cần cài 1 lần trên máy tính cần ký xuất.

Từ menu dọc:

Kích chọn: HỆ THỐNG

Chọn: Download PM Chữ ký

Sau đó chọn: Download phần mềm chữ ký số.

Phần mềm sẽ được tải về trên máy tính của NSD. NSD giải nén ra rồi chọn file setup để cài đặt.

3.5.2 Duyệt và ký hóa đơn

Duyệt hóa đơn ( sau khi kiểm trả các hóa đơn đã đầy đủ và chính xác thông tin. Tiếp theo NSD duyệt hóa đơn )

*. Duyệt từng hóa đơn.

Chọn hóa đơn muốn duyệt sau đó tich vào biểu tượng sau đó bấm và duyệt

*. Duyệt hàng loạt hóa đơn

- Bước 1: Tích chọn vào checkbox trên dòng tương ứng của các hóa đơn mới tạo lập muốn duyệt Danh sách hóa đơn.

- Bước 2: Kích chọn để duyệt hàng loạt

Phát hành hóa đơn ( ký hóa đơn điện tử )

Chú ý: trước khi ký hóa đơn phải cắm chữ ký số của đơn vị vào máy tính ( đã cài đặt phần mềm chữ ký số )

*. Phát hành từng hóa đơn

Chọn hóa đơn muốn phát hành sau đó kích vào biểu tượng rồi chọn ký và chọn chữ ký số ( nhập mã Pin của chữ ký số )

* Phát hành hàng loạt hóa đơn

- Mục đích: Phát hành các hóa đơn mới tạo lập trong hệ thống trong khoảng thời gian nhất định.

- Các bước thực hiện:

- Bước 1: Từ màn hình giao diện hệ thống kích chọn Lập hóa đơn =>Quản lý hóa đơn. Màn hình sẽ được hiển thị.

o Bước 2: Kích vào nút ký như hình vẽ

o Bước 3: Kích chọn để thực hiện phát hành

3.6. Xem thông tin chi tiết hóa đơn đã phát hành

- Chọn 1 hóa đơn trên danh sách ở trang Danh sách hóa đơn. Kích chuột vào ở dòng tương ứng. Màn hình Xem thông tin chi tiết hóa đơn sẽ hiển thị.